PMS飯店管理系統選購指南:怎麼選才適合

【 市場上眾多PMS系統廠商,如何從中選擇,往往讓旅宿業者看的越來越模糊,聽的越來越糊塗,SONAS分析了幾個關鍵點,為旅宿業者提供了有效的預評估!】  

       以往PMS(Property Management System,物業管理系統或飯店前台管理系統)品牌較少,旅宿業者能選擇的有限,如今隨著旅館從業人員對PMS的依賴性變大,有越來越多的PMS如雨後春筍般快速增加,以致於飯店、旅館、民宿難以挑選,深怕選錯就會帶來長久的隱憂及傷害,所以旅宿業者在挑選PMS時,需特別留意軟體商的技術實力以及持久力,以免使用一段時間後,就得再重新評估採購新系統,無疑會替自家飯店埋下危機的種子。

       現在的PMS系統已發展成動態平台,能協助處理的事項包含前台管理(預訂、接待、費用支付、房客資料控管、會員系統管理、餐飲、排房、房控、房務、發卡等)、後台管理(財務、人事、更新維護、報表分析等)和串接管理等,驅動著旅宿基層人員的日常活動,同時也是高階主管制定調整經營決策的重要參考工具,因此選擇合適的PMS系統將有助增加收入、提高營收、提昇工作調配效率和顧客滿意度。但市場上眾多系統商,要如何從中做出抉擇,常讓旅宿業者越看越不清,越聽越混淆,於是松山科技列舉幾項重點,供旅宿業者進行事前評估。

一、 單機版還是網路版?

早期軟體大多都是單機版,但隨著技術科技發達,網路版儼然成為主流,只要有設備及網路就能連接使用,旅宿從業人員可以「隨時隨地」透過電腦連接到網路版PMS,即時傳送訂單,工作效率大幅提昇。且早期單機版PMS若輸入資訊,會儲在電腦裡,一旦主機損毀,數據也跟著消失,網路版則沒有此問題,只會遇到軟體商若是倒閉,伺服器停用,才會讓使用者無法追溯以前的資料,因此建議不要選擇成立不久的小型企業,以免影響權益。

二、 是否能調整使用功能,有無具備可擴展性?

現代人總是追求精簡,介面好懂好使用才是王道,當軟體一購買啟用,當然就是要儘速上線、帶來效益,若是軟體過於複雜,很容易讓基層人員放棄使用,因此採購前建議詢問軟體商,用不到的功能是否能先關閉,待需要用時再重新開啟,但「現在夠用,不代表未來也夠用」這是許多旅宿業者容易忽視的重點,很多民宿及中小型旅館採購PMS只考慮當下,因此買進過於簡單的軟體,卻沒想過觀光業變化大,或許在未來不久,就需要使用,屆時卻發現無法擴充或擴充費是天價,導致原系統軟體只能作廢重買,這樣不僅要多花費金錢,還要多浪費學習成本及建構時間。懂得跟隨市場環境變化的軟體商才是能為您們帶來效益的好夥伴。

三、 是否含有教育課程?

PMS就像是每間旅宿的大腦,裡面擁有飯店旅館最重要的資訊,因此讓員工學會如何使用也是一大重點,有些PMS廠商並沒有提供教育課程,或是只安排短暫的幾十分鐘,簡略解說系統如何操作,就要員工開始使用,這樣並不能發揮PMS的最大效益。

四、 安全性如何?有無後續服務?

當PMS系統發生問題時,系統商是否有專人協助呢?有些PMS廠商在未購買前,總是表現積極態度,但購買後卻避而不見,或是告訴旅宿業主這是買斷軟體,若要維護或查看,需額外支付費用,這對旅宿業者會產生巨大的困擾。以松山科技所推出的iPMS來說,我們能查看使用記錄,在最快時間內進行排除,且我們還有推出24小時雲端服務中心,旅宿業者不用害怕自己變成科技孤兒。

五、 串接集成是否完善?

PMS是飯店旅館的營運核心,會與其他設備、技術、系統環環相扣,舉例來說PMS會與自助式櫃檯、電梯門禁系統、門鎖系統、房控系統等互聯,因此建議旅宿業者在選購PMS時,需考慮是否有良好的串接服務,才能在未來有比別人更高的競爭力,順應環境添購飯店設備,而不是遭PMS系統綁住,無法順利升級其他相關周遭配備。目前松山科技創建iHotelHub渠道管理,並開放API,供其他系統進行串接,就是希望能讓旅宿業者擁有最大限度去調整自己的內裝設施,跨越不同系統,無縫接軌世界變化,走在最前端。

       其實決定採用PMS系統,還需衡量考慮其他因素,但上述的建議重點對於採購PMS將會有絕對的重要性,如需諮詢服務,歡迎與松山科技聯絡,將有專人為您服務,替您規劃最適合的解決方案。       

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